Apply now »

Job Description

أخصائي رئيسي الشؤون التنفيذية والتنظيمية

الوظيفة
تقديم الدعم الإداري الشامل لمكتب الرئيس، ويضمن الإدارة الفعالة لجداول الأعمال والمواعيد والأنشطة المتعلقة بالقطاع. ويتولى القسم تنسيق العلاقات الداخلية والخارجية، والإشراف على الاتصالات الواردة والصادرة، وضمان تنفيذ التوجيهات والمهام الموكلة من رئيس القطاع بكفاءة. ومن خلال إدارة الوثائق، والحفاظ على السرية، وضمان المتابعة في الوقت المناسب للمراسلات والتوجيهات، يعزز القسم الفعالية التشغيلية ويدعم التواصل السلس داخل القطاع ومع الجهات المعنية الخارجية.

الوظيفة

تقديم الدعم الإداري الشامل لمكتب الرئيس، ويضمن الإدارة الفعالة لجداول الأعمال والمواعيد والأنشطة المتعلقة بالقطاع. ويتولى القسم تنسيق العلاقات الداخلية والخارجية، والإشراف على الاتصالات الواردة والصادرة، وضمان تنفيذ التوجيهات والمهام الموكلة من رئيس القطاع بكفاءة. ومن خلال إدارة الوثائق، والحفاظ على السرية، وضمان المتابعة في الوقت المناسب للمراسلات والتوجيهات، يعزز القسم الفعالية التشغيلية ويدعم التواصل السلس داخل القطاع ومع الجهات المعنية الخارجية.

المسؤوليات العامة
أداء المسؤوليات بما يتناسب مع المؤهلات الأكاديمية والتخصصات الوظيفية وتوقعات الإنتاجية. ضمان الوعي المستمر والامتثال لجميع السياسات والإجراءات والتوجيهات، بالإضافة إلى مدونة قواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة. تعزيز العمل الجماعي والتعاون والتفاني في أداء جميع المهام والمشاركة فيها. ضمان أمن البيانات وسريتها وتصنيفها بشكل صحيح وفق سياسات المؤسسة. ضمان حفظ وأرشفة جميع الملفات والسجلات والوثائق ذات الصلة وفق معايير المؤسسة. ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية، وتعزيز بيئة عمل آمنة وصحية بما يتماشى مع سياسات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية. دعم أي تغييرات في الهيكل التنظيمي، وضمان الاستخدام الأمثل للموارد ومواءمتها مع أهداف المؤسسة. دعم مبادرات إدارة التغيير بما يتماشى مع معايير المؤسسة. ضمان إعداد المخرجات في الوقت المحدد وبدقة، بما يفي بالمتطلبات ومعايير الجودة. أداء المهام والمسؤوليات بشكل مستقل ما لم يتم الحصول على موافقة أو توجيه بتفويض المهمة إلى موظفين آخرين في حال عدم القدرة على أداء المهام والمسؤوليات. أداء مهام وأنشطة إضافية يكلف بها من قبل القيادة.

المسؤوليات العامة

أداء المسؤوليات بما يتناسب مع المؤهلات الأكاديمية والتخصصات الوظيفية وتوقعات الإنتاجية.
ضمان الوعي المستمر والامتثال لجميع السياسات والإجراءات والتوجيهات، بالإضافة إلى مدونة قواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة.
تعزيز العمل الجماعي والتعاون والتفاني في أداء جميع المهام والمشاركة فيها.
ضمان أمن البيانات وسريتها وتصنيفها بشكل صحيح وفق سياسات المؤسسة.
ضمان حفظ وأرشفة جميع الملفات والسجلات والوثائق ذات الصلة وفق معايير المؤسسة.
ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية، وتعزيز بيئة عمل آمنة وصحية بما يتماشى مع سياسات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية.
دعم أي تغييرات في الهيكل التنظيمي، وضمان الاستخدام الأمثل للموارد ومواءمتها مع أهداف المؤسسة.
دعم مبادرات إدارة التغيير بما يتماشى مع معايير المؤسسة.
ضمان إعداد المخرجات في الوقت المحدد وبدقة، بما يفي بالمتطلبات ومعايير الجودة.
أداء المهام والمسؤوليات بشكل مستقل ما لم يتم الحصول على موافقة أو توجيه بتفويض المهمة إلى موظفين آخرين في حال عدم القدرة على أداء المهام والمسؤوليات.
أداء مهام وأنشطة إضافية يكلف بها من قبل القيادة.

المتطلبات	الحد الأدنى	يُفضل
المؤهلات الأكاديمية	بكالوريوس بالمجال ذي الصلة	ماجستير بالمجال ذي الصلة
الشهادات المهنية	-	PRINCE, PMP, CAP
إتقان اللغة	إتقان اللغة العربية	إتقان اللغة العربية والإنجليزية

المسؤوليات التشغيلية
الإشراف على تنظيم المهام الإدارية في مكتب رئيس الجهاز. تنظيم جدول أعمال الرئيس ومواعيده. توثيق محاضر اجتماعات الجهاز ومتابعة تنفيذ المهام. إدارة وتنسيق ارتباطات الرئيس الداخلية والخارجية وزياراته (بالتنسيق مع قسم العلاقات الإستراتيجية)، بما في ذلك إعداد الملفات أو المدخلات المطلوبة والترتيبات المسبقة. متابعة المراسلات الواردة الموجهة إلى الرئيس، ومراجعة البريد الوارد، وإصدار الردود المناسبة، وتوجيه الرسائل إلى الإدارات أو الموظفين المعنيين لاتخاذ الإجراءات اللازمة ومتابعتها، ثم إبلاغ الرئيس بالنتائج. مراقبة تنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة عن الرئيس وضمان تقديم تقارير مرحلية دورية. حفظ السجلات والوثائق المتعلقة بالرئيس وفق إجراءات الأرشفة وسياسات سرية البيانات. متابعة توجيهات الرئيس ومتطلبات العمل، وضمان تنفيذها من خلال التنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة. إدارة وتنظيم جميع الاتصالات الواردة والصادرة لمكتب الرئيس وتقديم الدعم اللازم. القيام بأي مهام وأنشطة أخرى يكلف بها من قبل القيادة.

المسؤوليات التشغيلية

الإشراف على تنظيم المهام الإدارية في مكتب رئيس الجهاز.
تنظيم جدول أعمال الرئيس ومواعيده.
توثيق محاضر اجتماعات الجهاز ومتابعة تنفيذ المهام.
إدارة وتنسيق ارتباطات الرئيس الداخلية والخارجية وزياراته (بالتنسيق مع قسم العلاقات الإستراتيجية)، بما في ذلك إعداد الملفات أو المدخلات المطلوبة والترتيبات المسبقة.
متابعة المراسلات الواردة الموجهة إلى الرئيس، ومراجعة البريد الوارد، وإصدار الردود المناسبة، وتوجيه الرسائل إلى الإدارات أو الموظفين المعنيين لاتخاذ الإجراءات اللازمة ومتابعتها، ثم إبلاغ الرئيس بالنتائج.
مراقبة تنفيذ القرارات والتوجيهات الصادرة عن الرئيس وضمان تقديم تقارير مرحلية دورية.
حفظ السجلات والوثائق المتعلقة بالرئيس وفق إجراءات الأرشفة وسياسات سرية البيانات.
متابعة توجيهات الرئيس ومتطلبات العمل، وضمان تنفيذها من خلال التنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة.
إدارة وتنظيم جميع الاتصالات الواردة والصادرة لمكتب الرئيس وتقديم الدعم اللازم.
القيام بأي مهام وأنشطة أخرى يكلف بها من قبل القيادة.

الكفاءات التقنية	المعرفة والمهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة المطلوبة لأداء المهام أو الوظائف المتخصصة بفعالية ضمن دور أو مجال معين.
تنسيق المشاريع	تخطيط المشاريع والإشراف عليها لضمان إنجازها في الوقت المحدد. مراقبة الموارد، والتنسيق مع أصحاب المصلحة، ومتابعة أهداف المشروع.
التواصل	نقل المعلومات بفعالية والتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك مهارات التواصل الشخصي القوية، والوضوح في التواصل الكتابي والشفهي، و بناء العلاقات.
إدارة الوقت و تحديد الأولويات	إدارة الوقت بكفاءة وتحديد أولويات المهام للوفاء بالمواعيد النهائية وتحقيق الأهداف، بما في ذلك التخطيط والتنظيم وإدارة المهام والمسؤوليات بفعالية.
التوثيق و إعداد التقارير	توثيق الاجتماعات بدقة، وحفظ السجلات، وإعداد تقارير شاملة مع الاهتمام بالتفاصيل، ومهارات التنظيم، وعرض المعلومات بوضوح.
تحليل البيانات	تحليل البيانات وتفسيرها باستخدام الأدوات والتقنيات المناسبة لتحديد الأنماط والاتجاهات والرؤى، وإيصال النتائج بفعالية لدعم اتخاذ القرارات المستنيرة والتحسين المستمر.

إخلاء المسؤولية
تهدف البيانات المذكورة أعلاه إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يؤديه الأشخاص المكلفين بهذه الوظيفة. وهي لا تُعتبر قائمة شاملة لجميع الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات المطلوبة لهذه الوظيفة، حيث. قد يُطلب من الموظف أداء واجبات أخرى وفق متطلبات أخرى وحسب تقدير جهاز المحاسبة بالإمارات العربية المتحدة.

إخلاء المسؤولية

تهدف البيانات المذكورة أعلاه إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يؤديه الأشخاص المكلفين بهذه الوظيفة. وهي لا تُعتبر قائمة شاملة لجميع الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات المطلوبة لهذه الوظيفة، حيث. قد يُطلب من الموظف أداء واجبات أخرى وفق متطلبات أخرى وحسب تقدير جهاز المحاسبة بالإمارات العربية المتحدة.

الكفاءات الأساسية	السمات الشخصية الأساسية وخصائص أخلاقيات العمل التي تشكل كيفية تعامل الأفراد مع مسؤولياتهم وتساهم في ثقافة مكان العمل بشكل عام.
الالتزام	القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الحضور المنتظم، والالتزام بالمواعيد، والاستجابة السريعة، والتواجد الدائم، والمشاركة الفعّالة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير.
التفاؤل	القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح المبادرة عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتشجيع النظرة البناءة لدى الذات والآخرين.
الاحترام	القدرة على معاملة الآخرين بكرامة، وتقدير وجهات النظر والمساهمات المتنوعة، والحفاظ على سلوك مهني ولبق في جميع التعاملات.
الأخلاق	القدرة على الالتزام التام بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والأفعال.

الكفاءات السلوكية	المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر على كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفعالية لتحقيق الأهداف.
التعاون	القدرة على العمل بفعالية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة تعاونية، وتقدير وجهات النظر المتنوعة، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم.
القدرة على التكيف	القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، والمرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على موقف إيجابي يركز على الحلول أثناء التغيير.
القدرات التحليلية	القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال لتقييم المعلومات، ووضع حلول فعالة قائمة على الأدلة.
الاستباقية	الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستباق التحديات أو الفرص المستقبلية، والعمل مسبقًا لمواجهتها. ويشمل ذلك السعي إلى التحسين، وتحمل المسؤولية، وقيادة التغيير الإيجابي.

الكفاءات القيادية	المهارات والصفات التي تمكّن الأفراد من توجيه الآخرين وتحفيزهم والتأثير فيهم لتحقيق الأهداف المشتركة ودفع عجلة نجاح المؤسسة.
التواصل الفعال	القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، والمشاركة في الإنصات الفعال، و تعزيز التواصل الشفاف والمتبادل على جميع مستويات المؤسسة.
بناء الفريق	القدرة على بناء فرق عالية الأداء وقيادتها والحفاظ عليها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل.
التفكير الإستراتيجي	القدرة على وضع رؤية طويلة الأجل، وتوجيه الموارد بكفاءة، ووضع إستراتيجيات تدفع بنجاح المؤسسة، مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق.
اتخاذ القرارات	القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتقدير المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب، بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ويدعمها.

Apply now »