الهدف الوظيفي

يدعم نائب مدير الإدارة مدير الادارة في الإشراف على عمليات الإدارة وضمان تنفيذ الخطط الاستراتيجية بفعالية عبر الأقسام والوحدات. يركز هذا الدور على تنسيق الجهود الداخلية، وإدارة الوظائف الإدارية، ومراقبة الأداء لضمان تحقيق أهداف الإدارة. بصفته قائدًا تشغيليًا رئيسيًا، يعزز نائب مدير الادارة التعاون الداخلي، ويتابع تقدم المبادرات الاستراتيجية، ويدعم استجابة أصحاب المصلحة مع تعزيز التوافق مع مهمة المنظمة وقيمها.

تعزيز ثقافة التميز داخل المؤسسة من خلال تطبيق المعايير المؤسسية، ودعم الابتكار، وإدارة أنظمة الجودة بهدف الحصول على الاعتمادات المعترف بها. تتولى الوحدة تطوير والإشراف على المبادرات الرامية إلى تعزيز الثقافة المؤسسية، وإدارة عملية الجوائز الداخلية، وتنسيق خطط إجراءات التحسين بالتعاون مع الوحدات المعنية. ومن خلال تبادل المعرفة، والمقارنات المرجعية، ودعم طلبات الجوائز المتخصصة، تسهم الوحدة في ترسيخ التزام المؤسسة بالتحسين المستمر.
كما تقوم الوحدة بالمحافظة على الهيكل التنظيمي، وأدلة المهام، ومصفوفة الصلاحيات وتحديثها بما يتماشى مع توجيهات القيادة والسياسات المعتمدة، بما يضمن مواءمة المؤسسة مع أفضل الممارسات وتحقيق الكفاءة التشغيلية.

• المساعدة في تفعيل الرؤية الاستراتيجية للإدارة من خلال تنسيق المبادرات عبر الأقسام.
• متابعة تنفيذ مشاريع الادارة، وضمان توافق الجداول الزمنية والموارد والأولويات.
• دعم مدير الادارة في تقييم المخاطر التشغيلية وإعداد خطط التخفيف.
• تتبع وإعداد تقارير عن استخدام الموارد عبر الوحدات، واقتراح التحسينات عند الحاجة.
• مراقبة مؤشرات أداء الإدارة ، والإشارة إلى المشكلات واقتراح الإجراءات التصحيحية.
• دعم بناء قدرات الفريق من خلال تنسيق التدريب ومتابعة التطوير.
• الحفاظ على تواصل داخلي قوي بين الوحدات ودعم متابعة أصحاب المصلحة.
• تحديد وتسهيل فرص تحسين العمليات وتبادل المعرفة.
• المساعدة في حل النزاعات الداخلية وتعزيز العمل الجماعي المتماسك.
• تعزيز الالتزام بالقيم التنظيمية من خلال الممارسات اليومية ومشاركة الفريق.
• أداء المهام والأنشطة الإضافية حسب تكليف الإدارة.

المسؤوليات العامة

• أداء المسؤوليات بما يتوافق مع المؤهلات الأكاديمية، والتخصصات الوظيفية، ومتطلبات الإنتاجية.
• ضمان الالتزام المستمر بجميع السياسات والإجراءات والتعليمات، وكذلك بمدونة السلوك الخاصة بالمؤسسة.
• تعزيز العمل الجماعي والتعاون والالتزام في أداء جميع المهام.
• ضمان أمن وسرية البيانات وتصنيفها بالشكل الصحيح وفقًا لسياسات المؤسسة.
• ضمان حفظ وأرشفة جميع الملفات والسجلات والوثائق ذات الصلة وفقًا للمعايير المؤسسية.
• الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية، وتعزيز بيئة عمل آمنة وصحية بما يتوافق مع سياسات المؤسسة والمتطلبات التنظيمية.
• دعم أي تغييرات في الهيكل التنظيمي بما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد وتحقيق أهداف المؤسسة.
• دعم مبادرات إدارة التغيير وفقًا للمعايير المؤسسية.
• ضمان إعداد المخرجات في الوقت المحدد وبدقة، وبما يلبي المتطلبات ومعايير الجودة.
• أداء المهام والمسؤوليات بشكل مستقل، ما لم يتم الحصول على موافقة أو توجيه بتفويض المهمة لموظفين آخرين في حال تعذر تنفيذها.
• تنفيذ أي مهام أو أنشطة إضافية يتم تكليفها من قبل القيادة.

المسؤوليات التشغيلية

• الإشراف على تطبيق معايير التميز المؤسسي بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
• تطوير وتنفيذ مبادرات لتعزيز الثقافة المؤسسية بما يتماشى مع أفضل المعايير والممارسات المعتمدة.
• إدارة الجائزة الداخلية للهيئة وتحديثها بشكل دوري وفقًا لأفضل المعايير والممارسات.
• إعداد وإدارة خطة إجراءات التحسين ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الوحدات المعنية.
• تطوير نظام إدارة الابتكار في الهيئة، ووضع آليات التنفيذ، وقياس الأثر المؤسسي له.
• الإشراف على تطوير عمليات تبادل المعرفة والمقارنات المرجعية مع الجهات ذات الصلة بنطاق عمل الهيئة.
• تطبيق أنظمة الجودة وفقًا لتخصصات الهيئة، والحصول على الاعتمادات المطلوبة، وضمان استمراريتها.
• إدارة عملية إعداد وتحديث الهيكل التنظيمي للهيئة بناءً على توجيهات القيادة العليا.
• إعداد وتحديث دليل المهام والمسؤوليات الوظيفية للوحدات التنظيمية وفقًا للهيكل المعتمد والسياسات واللوائح ذات الصلة، وضمان تحديثه بشكل دوري.
• إدارة وإعادة هندسة العمليات المؤسسية بما يتوافق مع مهام وتخصصات الوحدات التنظيمية، مع المراجعة والتحديث الدوري.
• تحديث مصفوفة الصلاحيات للوحدات التنظيمية ومواءمتها مع أي مستجدات في الأنظمة والسياسات والهيكل التنظيمي.
• إجراء تقييمات شاملة لنضج المؤسسة في مجالات مثل العمليات، والتقنية، والتحول الرقمي، والابتكار، والإدارة.
• إدارة الوصف الوظيفي للهيئة، بما يشمل إعداد وتحديث الأوصاف الوظيفية بناءً على التغيرات في الهيكل التنظيمي ودليل الأدوار والمسؤوليات.
• تحديد المجالات التي تتطلب تحسينًا من حيث مستوى النضج المؤسسي.
• إعداد تقارير تفصيلية توضح المستوى الحالي للنضج المؤسسي والعوامل الرئيسية التي تتطلب التحسين والتطوير.
• تنفيذ أي مهام أو أنشطة أخرى تكلف بها القيادة.

الكفاءات الفنية

إشراك أصحاب المصلحة: بناء شراكات فعّالة مع أصحاب المصلحة الداخليين و/أو الخارجيين لضمان وضوح التواصل، وجمع الملاحظات، ومعالجة التحديات، ومواءمة الجهود مع أهداف المؤسسة وتوجهاتها.

إدارة وتيسير ورش العمل: تصميم وتطوير ورش عمل تدريبية، وتقديم جلسات توعوية لتثقيف وإشراك المشاركين في الموضوعات المختلفة ذات الصلة بأهداف المؤسسة وتوجهاتها.

التصميم التنظيمي وهيكلة الأدوار: القدرة على تطوير ومراجعة والمحافظة على الهياكل التنظيمية، ومصفوفات الصلاحيات، والأدوار الوظيفية بما يضمن مواءمتها مع الاستراتيجية المؤسسية، ونماذج التشغيل، وأطر الحوكمة، ويشمل ذلك تصميم هياكل وظيفية مناسبة وواجبات وظيفية تعكس الاحتياجات المتغيرة للمؤسسة.

تطوير ودمج أنظمة الابتكار: القدرة على إنشاء ودمج أنظمة ابتكار رسمية، وآليات حوكمة، وأطر قياس ضمن العمليات التشغيلية لتعزيز الابتكار المستدام، ويشمل ذلك تحديد عمليات الابتكار، وإدارة أنظمة الجوائز الداخلية، وقياس مخرجات الابتكار، وترسيخ الابتكار في الثقافة والعمليات المؤسسية.

تحسين العمليات التشغيلية وضمان الجودة: تطبيق منهجيات تحسين العمليات وأطر ضمان الجودة لتحقيق التحسين المستمر في العمليات التشغيلية وضمان الالتزام بمعايير الجودة والأهداف المعتمدة.

الكفاءات الأساسية : السمات الشخصية الجوهرية وأخلاقيات العمل التي تشكّل أسلوب الأفراد في أداء مسؤولياتهم وتسهم في بناء ثقافة بيئة العمل بشكل عام.

الالتزام: القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الالتزام بالحضور المنتظم، والانضباط في المواعيد، وسرعة الاستجابة، والتفرغ، والمشاركة الكاملة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير.

التفاؤل: القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح «القدرة على الإنجاز» عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتعزيز النظرة البنّاءة لدى الذات والآخرين.

الاحترام : القدرة على معاملة الآخرين باستمرار بكرامة واحترام، وتقدير تنوع وجهات النظر والمساهمات، والحفاظ على سلوك مهني ولائق في جميع التعاملات.

الأخلاقيات: القدرة على الالتزام الدائم بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والتصرفات.

الكفاءات السلوكية: المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر في كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفاعلية لتحقيق الأهداف.

العمل التعاوني: القدرة على العمل بفاعلية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة قائمة على التعاون، وتقدير تنوع الآراء، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم.

المرونة والتكيف: القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، وإظهار المرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على توجه إيجابي يركز على الحلول أثناء فترات التغيير.

التحليل: القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال في تحليل المعلومات، وتطوير حلول فعالة قائمة على الأدلة.

المبادرة: الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستشراف التحديات أو الفرص المستقبلية، والتصرف الاستباقي لمعالجتها، بما يشمل السعي للتحسين، وتحمل المسؤولية، ودفع التغيير الإيجابي.

الكفاءات القيادية: المهارات والقدرات التي تمكّن الأفراد من توجيه الآخرين وتحفيزهم والتأثير فيهم لتحقيق الأهداف المشتركة ودعم نجاح المؤسسة.

التواصل الفعّال :القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، وممارسة الاستماع الفعّال، وتعزيز التواصل الشفاف ثنائي الاتجاه على جميع المستويات التنظيمية.

بناء الفرق :القدرة على بناء وقيادة والمحافظة على فرق عمل عالية الأداء تتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل.

التفكير الاستراتيجي : القدرة على وضع رؤية طويلة المدى، ومواءمة الموارد بفاعلية، وتطوير استراتيجيات تدعم نجاح المؤسسة مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق.

اتخاذ القرار :القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتحليل المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب بما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة ويدعم تحقيقها.

المتطلبات والمؤهلات

• المؤهلات الأكاديمية: درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
• الخبرة المهنية: +15  سنوات من الخبرة مع 8 سنوات في دور إداري أو تخصص آخر ذي صلة.        
• الكفاءة اللغوية: إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.        

يفضل:       

• المؤهلات الأكاديمية: درجة الماجستير في مجال ذي صلة.
• الشهادات المهنية:

• • EFQM
  • CSP
  • CMQ
  • ISO Internal/Lead