Job Description
مدير مكتب
|
الوظيفة |
|
ضمان الدعم التشغيلي السلس في جميع أنحاء المؤسسة من خلال تنسيق الاجتماعات والفعاليات والخدمات اللوجستية المكتبية بما يتماشى مع معايير المؤسسة. ويدير القسم نظام حجز فعال للأماكن، ويحافظ على جدول اجتماعات منظم جيدًا، ويضمن تلبية جميع المتطلبات اللوجستية والإدارية لمكاتب القيادة المخصصة على الفور وفي حدود الميزانية. ومن خلال إنشاء أنظمة منظمة لحفظ الملفات وإدارة البيانات والإدارة المكتبية العامة والحفاظ عليها، يعزز قسم الإدارة كفاءة مكان العمل ويلبي الاحتياجات المتطورة لأصحاب المصلحة الداخليين في المؤسسة.
|
|
المسؤوليات القيادية |
|
|
الوظيفة |
|
ضمان الدعم التشغيلي السلس في جميع أنحاء المؤسسة من خلال تنسيق الاجتماعات والفعاليات والخدمات اللوجستية المكتبية بما يتماشى مع معايير المؤسسة. ويدير القسم نظام حجز فعال للأماكن، ويحافظ على جدول اجتماعات منظم جيدًا، ويضمن تلبية جميع المتطلبات اللوجستية والإدارية لمكاتب القيادة المخصصة على الفور وفي حدود الميزانية. ومن خلال إنشاء أنظمة منظمة لحفظ الملفات وإدارة البيانات والإدارة المكتبية العامة والحفاظ عليها، يعزز قسم الإدارة كفاءة مكان العمل ويلبي الاحتياجات المتطورة لأصحاب المصلحة الداخليين في المؤسسة.
|
|
المسؤوليات القيادية |
|
|
المسؤوليات العامة |
|
|
المتطلبات |
الحد الأدنى |
يُفضل |
|
المؤهلات الأكاديمية |
بكالوريوس |
ماجستير |
|
الخبرة القيادية |
2 سنوات |
4 سنوات |
|
إتقان اللغة |
إتقان اللغة العربية |
إتقان اللغة العربية والإنجليزية |
|
المسؤوليات التشغيلية |
|
|
الكفاءات التقنية |
المعرفة والمهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة المطلوبة لأداء المهام أو الوظائف المتخصصة بفعالية ضمن دور أو مجال معين. |
|
إدارة الاجتماعات والتقويم |
القدرة على إدارة جداول أعمال المديرين التنفيذيين وتحسينها، وتحديد أولويات المواعيد، وإدارة الجداول المتضاربة لضمان إدارة فعّالة للوقت. |
|
التوثيق وكتابة المحاضر |
إتقان كتابة محاضر الاجتماعات بدقة وإيجاز، وتلخيص المناقشات الرئيسية، والقرارات، وبنود العمل لتوزيعها على الجهات المعنية. |
|
إدارة المراسلات |
إتقان صياغة وتحرير وإدارة مختلف أنواع المراسلات (مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والتقارير) لضمان تواصل واضح ومهني مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية. |
|
إدارة الملفات |
تنظيم المستندات والملفات والبيانات وحفظها وتأمينها بشكل منهجي لضمان دقتها وسهولة الوصول إليها وتحديثها. يشمل ذلك تصنيف الملفات، وتطبيق قواعد التسمية، وتتبع التعديلات، وضمان أساليب التخزين والاسترجاع المناسبة لتسهيل إدارة المعلومات بكفاءة والامتثال لسياسات المؤسسة. |
|
الكفاءات الأساسية |
السمات الشخصية الأساسية وخصائص أخلاقيات العمل التي تشكل كيفية تعامل الأفراد مع مسؤولياتهم وتساهم في ثقافة مكان العمل بشكل عام. |
|
الالتزام |
القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الحضور المنتظم، والالتزام بالمواعيد، والاستجابة السريعة، والتواجد الدائم، والمشاركة الفعّالة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير. |
|
التفاؤل |
القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح المبادرة عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتشجيع النظرة البناءة لدى الذات والآخرين. |
|
الاحترام |
القدرة على معاملة الآخرين بكرامة، وتقدير وجهات النظر والمساهمات المتنوعة، والحفاظ على سلوك مهني ولبق في جميع التعاملات. |
|
الأخلاق |
القدرة على الالتزام التام بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والأفعال. |
|
الكفاءات السلوكية |
المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر على كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفعالية لتحقيق الأهداف. |
|
التعاون |
القدرة على العمل بفعالية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة تعاونية، وتقدير وجهات النظر المتنوعة، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم. |
|
القدرة على التكيف |
القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، والمرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على موقف إيجابي يركز على الحلول أثناء التغيير. |
|
القدرات التحليلية |
القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال لتقييم المعلومات، ووضع حلول فعالة قائمة على الأدلة. |
|
الاستباقية |
الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستباق التحديات أو الفرص المستقبلية، والعمل مسبقًا لمواجهتها. ويشمل ذلك السعي إلى التحسين، وتحمل المسؤولية، وقيادة التغيير الإيجابي. |
|
الكفاءات القيادية |
المهارات والصفات التي تمكّن الأفراد من توجيه الآخرين وتحفيزهم والتأثير فيهم لتحقيق الأهداف المشتركة ودفع عجلة نجاح المؤسسة. |
|
التواصل الفعال |
القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، والمشاركة في الإنصات الفعال، وتعزيز التواصل الشفاف والمتبادل على جميع مستويات المؤسسة. |
|
بناء الفريق |
القدرة على بناء فرق عالية الأداء وقيادتها والحفاظ عليها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل. |
|
التفكير الإستراتيجي |
القدرة على وضع رؤية طويلة الأجل، وتوجيه الموارد بكفاءة، ووضع إستراتيجيات تدفع بنجاح المؤسسة، مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق. |
|
اتخاذ القرارات |
القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتقدير المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب، بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ويدعمها. |
|
إخلاء المسؤولية |
|
تهدف البيانات المذكورة أعلاه إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يؤديه الأشخاص المكلفين بهذه الوظيفة. وهي لا تُعتبر قائمة شاملة لجميع الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات المطلوبة لهذه الوظيفة، حيث. قد يُطلب من الموظف أداء واجبات أخرى وفق متطلبات أخرى وحسب تقدير جهاز المحاسبة بالإمارات العربية المتحدة. |
|
المسؤوليات العامة |
|
|
المتطلبات |
الحد الأدنى |
يُفضل |
|
المؤهلات الأكاديمية |
بكالوريوس |
ماجستير |
|
الخبرة القيادية |
2 سنوات |
4 سنوات |
|
إتقان اللغة |
إتقان اللغة العربية |
إتقان اللغة العربية والإنجليزية |
|
المسؤوليات التشغيلية |
|
|
الكفاءات التقنية |
المعرفة والمهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة المطلوبة لأداء المهام أو الوظائف المتخصصة بفعالية ضمن دور أو مجال معين. |
|
إدارة الاجتماعات والتقويم |
القدرة على إدارة جداول أعمال المديرين التنفيذيين وتحسينها، وتحديد أولويات المواعيد، وإدارة الجداول المتضاربة لضمان إدارة فعّالة للوقت. |
|
التوثيق وكتابة المحاضر |
إتقان كتابة محاضر الاجتماعات بدقة وإيجاز، وتلخيص المناقشات الرئيسية، والقرارات، وبنود العمل لتوزيعها على الجهات المعنية. |
|
إدارة المراسلات |
إتقان صياغة وتحرير وإدارة مختلف أنواع المراسلات (مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والتقارير) لضمان تواصل واضح ومهني مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية. |
|
إدارة الملفات |
تنظيم المستندات والملفات والبيانات وحفظها وتأمينها بشكل منهجي لضمان دقتها وسهولة الوصول إليها وتحديثها. يشمل ذلك تصنيف الملفات، وتطبيق قواعد التسمية، وتتبع التعديلات، وضمان أساليب التخزين والاسترجاع المناسبة لتسهيل إدارة المعلومات بكفاءة والامتثال لسياسات المؤسسة. |
|
الكفاءات الأساسية |
السمات الشخصية الأساسية وخصائص أخلاقيات العمل التي تشكل كيفية تعامل الأفراد مع مسؤولياتهم وتساهم في ثقافة مكان العمل بشكل عام. |
|
الالتزام |
القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الحضور المنتظم، والالتزام بالمواعيد، والاستجابة السريعة، والتواجد الدائم، والمشاركة الفعّالة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير. |
|
التفاؤل |
القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح المبادرة عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتشجيع النظرة البناءة لدى الذات والآخرين. |
|
الاحترام |
القدرة على معاملة الآخرين بكرامة، وتقدير وجهات النظر والمساهمات المتنوعة، والحفاظ على سلوك مهني ولبق في جميع التعاملات. |
|
الأخلاق |
القدرة على الالتزام التام بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والأفعال. |
|
الكفاءات السلوكية |
المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر على كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفعالية لتحقيق الأهداف. |
|
التعاون |
القدرة على العمل بفعالية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة تعاونية، وتقدير وجهات النظر المتنوعة، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم. |
|
القدرة على التكيف |
القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، والمرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على موقف إيجابي يركز على الحلول أثناء التغيير. |
|
القدرات التحليلية |
القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال لتقييم المعلومات، ووضع حلول فعالة قائمة على الأدلة. |
|
الاستباقية |
الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستباق التحديات أو الفرص المستقبلية، والعمل مسبقًا لمواجهتها. ويشمل ذلك السعي إلى التحسين، وتحمل المسؤولية، وقيادة التغيير الإيجابي. |
|
الكفاءات القيادية |
المهارات والصفات التي تمكّن الأفراد من توجيه الآخرين وتحفيزهم والتأثير فيهم لتحقيق الأهداف المشتركة ودفع عجلة نجاح المؤسسة. |
|
التواصل الفعال |
القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، والمشاركة في الإنصات الفعال، وتعزيز التواصل الشفاف والمتبادل على جميع مستويات المؤسسة. |
|
بناء الفريق |
القدرة على بناء فرق عالية الأداء وقيادتها والحفاظ عليها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل. |
|
التفكير الإستراتيجي |
القدرة على وضع رؤية طويلة الأجل، وتوجيه الموارد بكفاءة، ووضع إستراتيجيات تدفع بنجاح المؤسسة، مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق. |
|
اتخاذ القرارات |
القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتقدير المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب، بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ويدعمها. |
|
إخلاء المسؤولية |
|
تهدف البيانات المذكورة أعلاه إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يؤديه الأشخاص المكلفين بهذه الوظيفة. وهي لا تُعتبر قائمة شاملة لجميع الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات المطلوبة لهذه الوظيفة، حيث. قد يُطلب من الموظف أداء واجبات أخرى وفق متطلبات أخرى وحسب تقدير جهاز المحاسبة بالإمارات العربية المتحدة. |