_______________________________________________________________________________________________________

الهدف الوظيفي 

يقوم رئيس القسم بتوجيه وتنسيق أنشطة الفريق داخل القسم لتحقيق أهداف الإدارة، من خلال مواءمة الموارد والعمليات مع الرؤية الاستراتيجية للمنظمة. تشمل المهام إدارة ديناميكيات الفريق، وتعزيز بيئة عمل منتجة، وضمان تنفيذ المهام وفق المعايير المعتمدة. كما يتولى رئيس القسم التواصل المباشر مع أصحاب المصلحة لتلبية احتياجاتهم، ويدعم جهود التحسين المستمر في جميع وظائف الفريق

يسهم هذا القسم في تعزيز والمحافظة على العلاقات الاستراتيجية للمنظمة من خلال الإدارة الفعّالة لشؤون المراسم، والتفاعل مع أصحاب المصلحة، وإدارة الشراكات الرسمية. يشمل ذلك تنظيم والإشراف على المراسم الرسمية، واللقاءات الدبلوماسية، وزيارات الوفود بما يتماشى مع القيم الثقافية لدولة الإمارات والمعايير الدولية. كما يتولى القسم إدارة الشراكات المحلية والعالمية، وتسهيل توقيع وتنفيذ الاتفاقيات، والبحث المستمر عن فرص التعاون التي تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. ومن خلال التواصل الاستباقي وإدارة سياسات المراسم، يعزز القسم حضور المنظمة وسمعتها ورصيدها من العلاقات

المهام والمسؤوليات

المسؤوليات القيادية

1. وضع وقيادة الأهداف الداعمة لاستراتيجيات الإدارة، وتعزيز مواءمتها داخل القسم
2. ترجمة الاستراتيجيات على مستوى الإدارة إلى خطط قابلة للتنفيذ على مستوى القسم
3. توجيه عملية صنع القرار على مستوى القسم مع الموازنة بين المخاطر التشغيلية والاستراتيجية
4. تخصيص موارد القسم لتعزيز الأداء وتحقيق الأهداف
5. الإشراف على أداء القسم وتعزيز ثقافة التحسين المستمر
6. تطوير الكفاءات داخل القسم ودعم تنمية المهارات والاستعداد المستقبلي
7. تعزيز العلاقات داخل القسم بما يضمن المواءمة مع أصحاب المصلحة
8. دعم الابتكار داخل القسم وتحسين العمليات
9. معالجة النزاعات داخل القسم لضمان بيئة عمل إيجابية وتعاونية
10. تعزيز قيم المنظمة داخل القسم ووضع نموذج للسلوك المهني
11. تنفيذ المهام والأنشطة الإضافية التي تكلف بها القيادة

المسؤوليات التشغيلية

1. تطوير وإدارة العلاقات المؤسسية مع الجهات الحكومية والشركاء الاستراتيجيين على المستويين المحلي والدولي لدعم أهداف المؤسسة وتوجهاتها الاستراتيجية
2. التنسيق مع الجهات الخارجية لتنفيذ المبادرات المشتركة والمتابعة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات الاستراتيجية
3. تنظيم الاجتماعات الرسمية والزيارات الميدانية مع الشركاء الاستراتيجيين وتوفير جميع الترتيبات اللوجستية والدعم الفني لضمان نجاحها
4. تنظيم واستضافة الضيوف الرسميين والتنسيق للفعاليات الرئيسية مثل المؤتمرات والاستقبالات والزيارات الرسمية وفق البروتوكولات المعتمدة
5. إعداد المراسلات الرسمية المتعلقة بالمراسم مثل الدعوات الخطية والرسائل والشهادات
6. تنظيم وتنفيذ جميع الترتيبات المتعلقة ببروتوكولات الفعاليات، مثل حفلات التوقيع والتكريم الرسمي والاستقبالات
7. تطوير قواعد بيانات شاملة للعلاقات الاستراتيجية تشمل الجهات الحكومية، ومجالات التعاون، وسجلات التواصل، والفعاليات المعتمدة
8. إعداد وتحديث قاعدة بيانات لجميع التكليفات الرسمية لموظفي الهيئة وتقديمها بشكل دوري للقيادة
9. تقديم الدعم المباشر لمكتب الرئيس والقيادات العليا في شؤون العلاقات الاستراتيجية والتمثيل المؤسسي والترتيبات الرسمية
10. تنفيذ أي مهام وأنشطة أخرى تكلف بها القيادة

الكفاءات الفنية

إجراءات البروتوكول
تنسيق وإدارة البروتوكولات الدبلوماسية، بما في ذلك المراسم الرسمية، والأسبقية الدبلوماسية، والفعاليات الرسمية لضمان الالتزام بالأعراف الدبلوماسية

خدمات البروتوكول وتنسيق كبار الشخصيات
تخطيط وتنظيم وتنفيذ الفعاليات الدبلوماسية مثل الزيارات الرسمية والمراسم والاستقبالات، بما في ذلك إعداد ترتيبات البروتوكول وخطط الجلوس وقوائم الضيوف من VIP.

التواصل عبر الثقافات
بناء العلاقات والتواصل مع خلفيات ثقافية متنوعة لتعزيز التعاون الدولي وضمان تفاعلات فعّالة ومحترمة

العلاقات العامة
إدارة الصورة العامة للمنظمة بما يشمل تنظيم الفعاليات والتواصل الإعلامي واستراتيجيات الاتصال وتعزيز السمعة والتفاعل مع أصحاب المصلحة

حوكمة سياسات البروتوكول
إعداد وتطبيق ومتابعة سياسات وإرشادات البروتوكول لضمان الالتزام بالمعايير المعتمدة

الكفاءات الأساسية

الالتزام القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الحضور المنتظم والانضباط والتفاعل والمسؤولية والالتزام بالمهام والتطوير المهني

التفاؤل القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي عند مواجهة التحديات وإظهار المرونة وتشجيع الآخرين على تبني نظرة بنّاءة

الاحترام معاملة الآخرين بكرامة وتقدير الآراء المختلفة والحفاظ على المهنية والأدب في جميع التفاعلات

الأخلاق الالتزام بقيم ومبادئ المنظمة وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والأفعال

الكفاءات السلوكية

التعاون العمل بفعالية مع الآخرين نحو أهداف مشتركة وتعزيز بيئة تعاونية

المرونة والتكيف القدرة على التكيف مع الظروف الجديدة والاستجابة للتغيرات بموقف إيجابي

التحليل تقييم المواقف المعقدة وتحديد الأنماط واستخدام المنطق لتطوير حلول فعّالة

الاستباقية اتخاذ المبادرة والتنبؤ بالتحديات أو الفرص والعمل على معالجتها مسبقًا

الكفاءات القيادية

التواصل الفعّال نقل الأفكار بوضوح، والاستماع النشط، وتعزيز التواصل الشفاف عبر جميع المستويات

بناء الفريق تأسيس وقيادة فرق عالية الأداء وتعزيز التعاون والقيم المشتركة

التفكير الاستراتيجي وضع رؤية طويلة المدى وتخصيص الموارد بفعالية وتطوير استراتيجيات تقود النجاح

اتخاذ القرار تقييم المواقف المعقدة، وتحديد المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب تدعم أهداف المنظمة

المسؤوليات العامة

1. أداء المسؤوليات بما يعكس المؤهلات العلمية والتخصصات ومتطلبات الإنتاجية
2. ضمان الالتزام الدائم بالسياسات والإجراءات ودليل السلوك الوظيفي
3. تعزيز العمل بروح الفريق والتعاون والالتزام أثناء تنفيذ المهام
4. ضمان أمن وسرية وتصنيف البيانات وفق سياسات المنظمة
5. الحفاظ على الملفات والسجلات والوثائق وأرشفتها وفق المعايير المعتمدة.
6. الالتزام بمعايير الصحة والسلامة المهنية وتعزيز بيئة عمل آمنة
7. دعم أي تغييرات تنظيمية من خلال الاستخدام الأمثل للموارد
8. دعم مبادرات إدارة التغيير وفق المعايير المؤسسية
9. ضمان تنفيذ المخرجات بدقة وفي الوقت المحدد ووفقًا للمعايير
10. تنفيذ المهام باستقلالية ما لم تتطلب تفويضًا رسميًا
11. تنفيذ المهام الأخرى التي تحددها القيادة

المؤهلات الأكاديمية

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة

الشهادات المهنية

CPS, CMP

الخبرة المهنية

• 10 – 12 سنوات خبرة ذات صلة في خبرة داخل دولة الإمارات العربية المتحدة، مع خبرة إشرافية لا تقل عن 6 سنوات

الكفاءة اللغوية

إتقان اللغتين العربية والإنجليزية

_______________________________________________________________________________________________________