_______________________________________________________________________________________________________

الهدف الوظيفي

تعزيز العلاقات الإستراتيجية للمؤسسة ويحافظ عليها من خلال الإدارة الفعالة لشؤون البروتوكول، والتواصل مع أصحاب المصلحة، والشراكات الرسمية. وينظم القسم ويشرف على المراسم الرسمية، واللقاءات الدبلوماسية، وزيارات الوفود بما يتماشى مع القيم الثقافية لدولة الإمارات العربية المتحدة والمعايير الدولية. كما يدير الشراكات المحلية والعالمية، ويسهل توقيع الاتفاقيات وتنفيذها، ويسعى باستمرار إلى إيجاد فرص تعاونية تتوافق مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة. ومن خلال التواصل الاستباقي وإدارة البروتوكول، يعزز القسم حضور المؤسسة وسمعتها وشبكة علاقاتها.

المهام والمسؤوليات

المسؤوليات العامة

1.          وضع الخطط الإستراتيجية والتشغيلية السنوية للقسم، بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية والمبادرات والمشاريع والأنشطة وسجلات المخاطر.

2.         المساهمة في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات واللوائح الداخلية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة.

3.         إعداد الميزانية السنوية للقسم وخطط المشتريات، ومراقبة النفقات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة لضمان تلبية الاحتياجات التشغيلية مع دعم تحقيق الأهداف الإستراتيجية للجهاز بدولة الإمارات العربية المتحدة.

4.         مراقبة تنفيذ المبادرات الإستراتيجية والتشغيلية المعتمدة بالتنسيق مع الإدارات المعنية.

5.         الإشراف على تنفيذ عقود الخدمات المتعلقة باختصاصات ونطاق عمله.

6.         القيام بأي مهام أخرى يكلف بها من قبل القيادة في نطاق اختصاصات القسم.

المسؤوليات التشغيلية

1.          الاحتفاظ بسجل للشركاء الحاليين والمحتملين، مع تحديد نوع كل شراكة والغرض منها.

2.         إجراء تقييمات دورية للشراكات القائمة لضمان تحقيقها لأهدافها المرجوة.

3.         السعي المستمر لتحديد شركاء جدد وبناء علاقات وشراكات تعزز دور الجهاز ضمن اختصاصاته.

4.         متابعة المشاريع المشتركة مع الجهات النظيرة في الدول التي تقع ضمن اختصاصات القسم، والتأكد من تحقيقها للأهداف المتفق عليها.

5.         تقييم الشراكات دورياً، ووضع حلول وتوصيات لتحسينها وتعظيم قيمتها.

6.         إعداد تقارير دورية عن الشراكات القائمة، والإنجازات، والتحديات، وتقديمها إلى القيادة للمراجعة والتوجيه.

7.          إعداد ملخصات وعروض تقديمية تنفيذية، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية وفرق العمل المعنية، للزيارات والاجتماعات، والتأكد من تعميمها على الأطراف المعنية قبل الزيارة.

8.         إعداد وتحديث سجل الزيارات والاجتماعات في الأنظمة المستخدمة، ومتابعة تنفيذ توصيات الاجتماعات، وتقديم تقارير دورية عنها.

9.         إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضرها وتوثيقها، بما في ذلك التوصيات، ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية وفرق العمل المعنية.

10.       التنسيق مع الوحدات التنظيمية وفرق العمل المعنية بشأن الزيارات والمشاركات التي تشمل الكيانات النظيرة في البلدان التي تقع ضمن اختصاص القسم.

11.        الاحتفاظ بسجل للمناسبات المهمة للبلدان التي تقع ضمن اختصاصات القسم، وإعداد المذكرات والمراسلات، مثل رسائل التهنئة والتعزية وما شابهها من وسائل التواصل، للحفاظ على علاقات إيجابية وودية.

الكفاءات التقنية        المعرفة والمهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة المطلوبة لأداء المهام أو الوظائف المتخصصة بفعالية ضمن دور أو مجال معين.

إجراءات البروتوكول   تنسيق وإدارة البروتوكولات الدبلوماسية، بما في ذلك المراسم الرسمية، والأسبقية الدبلوماسية، والفعاليات الرسمية، لضمان الالتزام بالأعراف والتقاليد الدبلوماسية.

خدمات البروتوكول وتنسيق كبار الشخصيات تخطيط وتنظيم وتنفيذ الفعاليات الدبلوماسية، مثل الزيارات الرسمية، والمراسم الرسمية، وحفلات الاستقبال، والتعامل مع ترتيبات البروتوكول، وخطط الجلوس، وقوائم المدعوين، بما في ذلك كبار الشخصيات.

التواصل بين الثقافات           التواصل وبناء العلاقات عبر خلفيات ثقافية متنوعة لتعزيز التعاون والتفاهم الدوليين، وضمان تفاعلات فعّالة ومحترمة.

العلاقات العامة        إدارة الصورة العامة للمؤسسة، بما في ذلك إدارة الفعاليات، والعلاقات الإعلامية، وإستراتيجيات التواصل لتعزيز السمعة وزيادة تفاعل أصحاب المصلحة.

حوكمة سياسات البروتوكول            صياغة وتنفيذ وإنفاذ سياسات وإرشادات البروتوكول لضمان الامتثال للمعايير والممارسات المحددة.

الكفاءات الأساسية السمات الشخصية الأساسية وخصائص أخلاقيات العمل التي تشكل كيفية تعامل الأفراد مع مسؤولياتهم وتساهم في ثقافة مكان العمل بشكل عام.

الالتزام            القدرة على إظهار الموثوقية من خلال الحضور المنتظم، والالتزام بالمواعيد، والاستجابة السريعة، والتواجد الدائم، والمشاركة الفعّالة في المسؤوليات الموكلة وفرص التطوير.

التفاؤل           القدرة على الحفاظ على موقف إيجابي وروح المبادرة عند مواجهة التحديات، وإظهار المرونة، وتشجيع النظرة البناءة لدى الذات والآخرين.

الاحترام           القدرة على معاملة الآخرين بكرامة، وتقدير وجهات النظر والمساهمات المتنوعة، والحفاظ على سلوك مهني ولبق في جميع التعاملات.

الأخلاق            القدرة على الالتزام التام بقيم ومبادئ المؤسسة، وإظهار الصدق والنزاهة والشفافية في القرارات والأفعال.

الكفاءات السلوكية   المهارات الشخصية والمهارات الناعمة التي تؤثر على كيفية تفاعل الأفراد مع الآخرين، وبناء العلاقات، والتعاون بفعالية لتحقيق الأهداف.

التعاون           القدرة على العمل بفعالية مع الآخرين لتحقيق أهداف مشتركة، وتعزيز بيئة تعاونية، وتقدير وجهات النظر المتنوعة، والحفاظ على تواصل مفتوح ومحترم.

القدرة على التكيف     القدرة على التكيف بفعالية مع الظروف الجديدة، والمرونة في الاستجابة للتغيرات، والحفاظ على موقف إيجابي يركز على الحلول أثناء التغيير.

القدرات التحليلية       القدرة على تقييم المواقف المعقدة من خلال تحديد الأنماط، واستخدام المنطق والاستدلال لتقييم المعلومات، ووضع حلول فعالة قائمة على الأدلة.

الاستباقية      الميل إلى أخذ زمام المبادرة، واستباق التحديات أو الفرص المستقبلية، والعمل مسبقًا لمواجهتها. ويشمل ذلك السعي إلى التحسين، وتحمل المسؤولية، وقيادة التغيير الإيجابي.

الكفاءات القيادية      المهارات والصفات التي تمكّن الأفراد من توجيه الآخرين وتحفيزهم والتأثير فيهم لتحقيق الأهداف المشتركة ودفع عجلة نجاح المؤسسة.

التواصل الفعال         القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح وإقناع، والمشاركة في الإنصات الفعال، وتعزيز التواصل الشفاف والمتبادل على جميع مستويات المؤسسة.

بناء الفريق     القدرة على بناء فرق عالية الأداء وقيادتها والحفاظ عليها، بما يتماشى مع أهداف المؤسسة، مع تعزيز التعاون والقيم المشتركة والاحترام المتبادل.

التفكير الإستراتيجي   القدرة على وضع رؤية طويلة الأجل، وتوجيه الموارد بكفاءة، ووضع إستراتيجيات تدفع بنجاح المؤسسة، مع التكيف مع البيئات المتغيرة وظروف السوق.

اتخاذ القرارات            القدرة على تقييم المواقف المعقدة، وتقدير المخاطر، واتخاذ قرارات مدروسة وفي الوقت المناسب، بما يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ويدعمها.

إخلاء المسؤولية

تهدف البيانات المذكورة أعلاه إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يؤديه الأشخاص المكلفين بهذه الوظيفة. وهي لا تُعتبر قائمة شاملة لجميع الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات المطلوبة لهذه الوظيفة، حيث. قد يُطلب من الموظف أداء واجبات أخرى وفق متطلبات أخرى وحسب تقدير جهاز المحاسبة بالإمارات العربية المتحدة.

المتطلبات والمؤهلات

• المؤهلات الأكاديمية : 

• درجة البكالوريوس في العلاقات الدولية أو تخصص ذي صلة.
• درجة ماجستير بالمجال ذي الصلة

• الخبرة المهنية: 4 – 6 سنوات

• الشهادات المهنية:

• شهادة المشرف المحترف المعتمد،
• شهادة محترف تنظيم الاجتماعات المعتمد

إتقان اللغة:    إتقان اللغة العربية والإنجليزية

_______________________________________________________________________________________________________